働き始めてから1年目や2年目くらいで送別会の幹事を任されても、初めてだとどんな流れで準備したらいいのかわかりませんよね。

幹事の仕事はお店を決める・出欠を確認する以外にもこまごましたすることがあるので、確認しましょう。

送別会の幹事の仕事にはどんなものがあるのか、どんな順番でやっていけばスムーズにいくのかをまとめたので、参考になれば何よりです(*^^*)

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送別会の幹事は当日までにどんな準備をしたらいいの?

送別会の幹事の仕事で一番大事なことは3つあるので、これだけは絶対漏れのないようにしましょう。

  • 出欠確認
  • お店選び
  • 集金方法の決定

まず、送別会に出席する人数が何人くらいになるのかを把握するために、社内回覧やメールなどで送別会の出欠の確認をとりましょう。

日時を自分で決める場合は、まず辞める・異動する人の都合のよい日を尋ねて、全員が参加できる日で、かつ送る側の社員も多くが参加できる日に設定します。(休み前の金曜日など)

人数がどのくらいになるかによって行けるお店が変わって来るので「大体20~30人くらいかな?」と人数が決まってきたらお店選びに移りましょう。

それからネットでホットペッパーグルメぐるなびなどでは、大人数でも入れる個室のあるお店の紹介などがあります。

「大人数」などの条件で選んでみるのもいいし、先輩や上司に「送別会におすすめなお店ってありますか」と尋ねるのもいいし、お店選びをしましょう。

また、辞める人の分の飲み代を上乗せした会費はいくらになりそうなのかを計算して参加者一人あたりの会費を決めるのも大切です。(ふつうは退職・異動する人から会費は徴収しません)

会費は前もって会社で集めるのか、当日居酒屋に来た順に集めていくのか、どちらにするのか方法も決めておきましょう。

送別会は会社の経費を使える場合もあるので、その場合は領収書・請求書をどうするのか先輩と相談しましょう。

ちなみに、相談する場合は「どうしたらいいですか」と丸投げする人がいますが、それだと先輩側も一から説明しなければいけないので大変です。

「経費を使う場合は領収書と請求書どちらを受け取ったらいいんですか」「乾杯の挨拶はいつもどなたにお願いしているんですか」など、具体的で答えやすい質問にした方が相手の時間をとらずにすんで印象がよくなりますので、心当たりがあればぜひ実践してみてくださいね(*^^*)

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送別会の幹事がやることは何がある?

送別会の幹事がすることでは、上の出欠確認・お店選び・集金方法の決定以外にもこまごましたことがあるので、一つずつ紹介していきますね。

開会・閉会・乾杯・花束贈呈・送別の言葉を誰に頼むか

送別会では、幹事が表立って送別会の挨拶関係を行う必要はありません。
「では、開会の挨拶を○○部長にお願いします」と振ってしまえば幹事の仕事は終わりなので、人見知りさんでもできる仕事ですね。

その代わりに、誰にどのあいさつをしてもらうか人選びが大切なので、先輩や上司に「いつもはどなたにお願いしているんですか」と聞いて人選を考えるといいですね。

【関連記事】
会社の送別会の幹事挨拶で最初と締めの言葉は?乾杯は誰に頼む?

当日の席順を決める

当日になってバタバタしないように、あらかじめどんな席順で座るかを決めておくと流れがスムーズです。

部長や課長など役職についている人は上座に固定しておいて、あとは当日くじ引きなどで席を決めるようにしましょう。
ちなみに、送り出される人は真ん中などいろいろな人と話せる場所に座らせておくといいですね。

辞める人への花束やプレゼントの手配

送られる側への花束・記念品贈呈がある場合はあらかじめプレゼントを手配しておきましょう。

幹事が買いに行くこともありますが、幹事でない人にプレゼント購入をお願いする方法もあります。
送別会の幹事のすることが多すぎて追いつかない場合は、他の同期や同じ部署の人にお願いして買ってきてもらいましょう。

当日用のメモ帳(飲み物の注文を取りまとめるため)や電卓の用意

送別会の当日は、幹事は個室の出入り口付近にスタンバって飲み物の注文などを行うことになります。
「ビール5杯、菊正宗3杯、カシスオレンジ2杯」という注文が来ることもあるため、メモ帳に書いておくと間違いにくくスムーズに注文できます。

おつりの準備

意外と忘れがちなのが、送別会の会費のおつりの準備です。
「なるべくおつりのないように持って来てください」と言ったところで、おつりを出さなくてはならないこともあると覚悟しておいてください(>_<)

コース+飲み放題なら4000円、3500円などになることが多いので、1000円札や500円玉・100円玉などを用意するといいですね。

二次会の場所をある程度チェックしておく

送別会なんて一次会だけでも十分だと思うんですけど、飲み足りない人のために一応二次会の場所を提案するくらいはしましょう。
二次会があるかないかは会社にもよるし、二次会のとりまとめは幹事がする必要はないので、これはほんの少し調べる程度でいいです。

 

送別会の幹事がするべきことの手順のまとめ

送別会の幹事のすることマニュアルをまとめたので、一読して流れをつかんで迷いなくスムーズに進行できるようにしましょう。

  • 日程と予算を決める(予算は大体で)
  • 送別会の出欠をとる(貼り紙やメールなどで)
  • 出席者が確定したらお店決め(部署内の人数が少ない飲み会なら、先にお店を決めてしまう手もある)
  • 保留の人がいる場合、〇人くらいの飲み会になりますがよろしいですかと尋ねて予約(確定したらなるべく早く人数確定の連絡を)
  • 会費とキャンセル料の発生期間を伝える
  • 花束や記念品の手配(人に頼む場合はなるべく早く)
  • 最初と締めの挨拶、乾杯、花束贈呈、送別の言葉を依頼
  • 席順を決める
  • メモ帳やおつりの準備
  • 送別会の前日か当日に「明日は○○で送別会です。よろしくお願いします」とメール(会社用のメールアドレスを知らない場合は送らなくてよい)

順番は必ずしもこの通りでなくてかまいませんが、何もわからない場合はとりあえずこの順番でやってみるのも手です。

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送別会の幹事の段取りまとめ

送別会の幹事の仕事の段取りは、まず出欠をとってお店選びからはじめて、それから色々とこまごましたお願い事などがあります。

入社して1年目や2年目などで会社の飲み会の場数を踏んでない場合はわからないことも多いと思うので、素直に先輩や上司に聞いてみて会社の方針を知りましょう。

送別会の仕事は大変かもしれませんが、これも仕事だと思って一度経験しておくと、将来もし忘年会や新年会などの幹事を任されても今よりはだいぶ楽に段取りを進められるかもしれませんよ(*^^*)

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