送別会を行うときには、定年退職や異動で送別する本人にもお店の場所や時間などの詳細を送りたいですよね。

でも、本人宛の案内を書くときはどんな風に書いたらいいのか、他の人への案内とどこをどう変えたらいいのか、わからないこともありますね。

たとえば、送別会や歓迎会では主役からは会費を取らないのが暗黙の了解となっていますが、場所・時間などの項目に「会費…無料」と書くべきなのか書かなくてもいいのか、が悩むポイントです。

具体的にどのように本人への招待状を書いたらいいのか、例文も紹介します。

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送別会の招待状の書き方 本人へは?

送別会の招待状には、どんなことを書いたらいいのかも悩みどころですよね。

とはいえ、退職・異動する本人の都合をうかがわずに送別会はできないので、ご本人の都合のよい日時やお料理の好みなどはリサーチ済みかと思います。

送別会の案内は、事前に聞いたことを文書できちんと確認するくらいのものだと思って、必要な連絡事項を書くだけでも十分です。

あんまり挨拶などが長すぎると後で読み返すときにどこが重要かを探すのが大変なので、文章も簡潔に「○○さんの送別会を行います。詳細……ご都合がよければぜひお越しください」くらいが私は読みやすいなーと思います(^^)

(実際どんな文章にするかは後ほど例文を載せますのでそれを参考にしてみてください)

送別会の案内で絶対漏らしてはいけないことは、お店の名前・地図・送別会の日にち・開始時間くらいでしょうか。

プライベートの飲み会とそんなに連絡事項は変わらないので、敬語を交えてそれっぽく書くくらいに考えておいたらいいかと思います。

飲み会の詳細だけは絶対に漏らさないよう気をつけて、招待状を作ってくださいね(^^)

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送別会の案内を本人に送るとき会費の欄は作る?

送別会の会費は送られる側からはいただかないのがマナーというか暗黙の了解のようになっています。

でも、本人に送別会の招待状を送るときは日にちや場所と一緒に会費の欄を加えた方がいいのか悩んじゃいますよね。

ふつうの飲み会の案内には飲み会の費用がいくらになるのかを入れるのが正しいのですが、送別される人の案内状には会費を入れる必要はありません。

【会費】…送別会なので必要ありませんと書くのもなんだかおかしいし、送別される本人も「もしかしたら払ってくれるかも」という心づもりで飲み会に来ているので、会費は書かなくても問題はないです。

送別会の当日、もしかしたら送別者から「会費いくらですか?」と尋ねられるかもしれませんが、これは「たぶんタダなんだろうけど、一応形式的に聞いてみますよ」くらいの気持ちなのではと思います。

だっていくらでしたか?とのひとことがないと「コイツおごられる気満々かよw」と思われちゃわないか不安になっちゃうんだもの!(>_<)

……と思って一応会費のことを口には出してみますが、本気で「いくらだろう?」と思っているわけではないのでご安心ください(笑)

話が脱線しましたが、会費の欄がなくても送別される本人は「たぶんタダなんだろう」くらいに受け止めて、不安には思わない可能性が高いです。

 

送別会の案内の文例 本人宛てのは?

送別会の案内状には「日時や場所など必要な連絡事項を漏らさない」「会費の欄は設けない」と2つのポイントを紹介してきました。

このポイントをおさえて、具体的に送別会の招待状をどう書いたらいいのか例文を紹介するので参考になれば何よりです(*^^*)

 

退職する場合

すっかり春めいてきましたね。
○○さん、長年の○○課でのご活躍、本当にお疲れ様でした。
先日お話し申し上げたとおりに、ささやかですが○○さんの送別会を企画いたしました。
お忙しいところ恐縮ですが、ぜひ○○さんとお話がしたいと思っておりますので、ご出席いただけるようお願い申し上げます。
日時  〇月〇日(金) 19:00~21:00
場所  居酒屋○○ ××店
地図  http://chizuchizu-map/omise.jp/
(書面なら地図の画像を貼りつけ、メールならGoogleマップなどのURLを貼りつける)
予約名 ○○

異動する場合

○○さん、このたびは○○事業所へのご栄転おめでとうございます。
先日ご相談させていただいたとおりに、○○さんのこれからのご活躍を祈念して歓送会を企画いたしました。
多忙なところに恐縮なお願いでございますが、ご参加いただければ大変うれしく思います。
日時  〇月〇日(金) 19:00~21:00
場所  居酒屋○○ ××店
地図  http://chizuchizu-map/omise.jp/
(書面なら地図の画像を貼りつけ、メールならGoogleマップなどのURLを貼りつける)
予約名 ○○

おそらく幹事のあなたの名前でお店の予約をしているかと思いますが、予約名を入れる場合はひらがなやカタカナの方が間違いが少なくなります。

たとえばお笑い芸人で「渡部建」さんがいますけれど、これは「ワタベ」とも「ワタナベ」とも読める名字なので、「予約名 ワタベ」としましょう。

同じ部署内でのこじんまりとした飲み会でしたら漢字でも大丈夫でしょうが、他部署の人や役員も集まる規模の大きい送別会では一応注意した方がいいですね。

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送別会の案内を本人へ送る場合のまとめ

送別会の案内状は、送られる本人に送るものとその他の出席者に送るものと2種類作るのが大変ですよね。

送別される人への招待状は「会費を書かない」「これまでの労をねぎらう」点に気をつけておけば、あとの詳細は他の出席者に向けたものと大きく変わりません。

要は「いつ、どこでやるのか」がわかればいいので、日時とお店の名前だけは絶対忘れないようにしてくださいね。

あとは簡単なあいさつや送別会のお知らせ程度でいいので、難しく考えないでサラッと書いちゃいましょう!(おそらく案内を受け取った本人も詳細しか見ていないかもしれないのでw)

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